“En 2 años más, se jubilarán 20 personas con conocimiento clave de la organización”. Esto fue lo que nos dijo uno de nuestros clientes.

Contexto.-

Recientemente, tuvimos una conversación con distintas direcciones de una marca global, entre ellas se encontraba; la dirección general y recursos humanos. Nos solicitaban que habilitáramos a 20 de sus colaboradores clave, para que pudieran capacitar a sus cartas de remplazo.

El principal objetivo que nos compartía nuestro cliente es que la empresa lograra conservar el conocimiento que poseían los colaboradores considerados “expertos”.

Nuestro análisis y diagnóstico de la situación.-

Después de entender la carga de trabajo, las necesidades y los recursos de nuestro cliente, no le recomendamos asignar la responsabilidad de conservar el conocimiento a las personas que estaban por jubilarse, así como tampoco capaciten a sus remplazos por las siguientes razones:

Nuestro diagnóstico fue que la verdadera necesidad de nuestro cliente era garantizar la continuidad en la entrega del core del negocio de cara con sus clientes. Por lo tanto, lograr que el conocimiento se preservara en la organización, era clave para lograrlo.

Nuestra recomendación fue clara y contundente.-

No asignar la responsabilidad de conservar el conocimiento en la organización a las personas que estaban por jubilarse. De igual forma, no se debía asignar a estas personas que capacitaran a sus posibles remplazos.

Nuestras razones fueron las siguientes:

Las posiciones calificadas como expertas en puestos clave carecen del tiempo necesario, y de asignarles esta nueva función o responsabilidad, posiblemente desatiendan las tareas críticas que actualmente desempeñan, generando serias afectaciones al negocio.
Es preferible habilitar al talento que continuará dentro de la organización. Y a estas posiciones se les debe asignar la responsabilidad de liderar esta iniciativa de gestión y transferencia del conocimiento, así como iniciativas futuras.

Habitualmente se asume que las posiciones consideradas como expertas deben ser las encargadas de transferir su conocimiento; sin embargo, no siempre es la mejor opción para el negocio. Debido a que por lo general carecen de tiempo necesario y asignarles una nueva función, causaría que desatendieran otras funciones críticas que actualmente desempeñan.

Nuestra propuesta.-

Habilitar a su talento en el Modelo EDDIT®.

Habilitar al talento interno para que lidere iniciativas de gestión, preservación y transferencia del conocimiento. Permitiendo que los expertos sigan operando los procesos críticos del negocio.

Las personas habilitadas en el Modelo EDDIT® se encargarán de liderar esta y otras iniciativas para preservar y facilitar el acceso al conocimiento. Incluso antes de la partida de las posiciones consideradas expertas.

El beneficio que obtendrá nuestro cliente.-

Se logrará la continuidad en la entrega del core del negocio de cara a sus clientes.
Se preservará el conocimiento en la empresa y lograrán una transición sin afectaciones.
El conocimiento que se genere les permitirá crear procesos de onboarding específicos (por área) para quienes se designen como sucesores o nuevas contrataciones.
El conocimiento que se preserve les permitirá generar procesos de habilitación específica para el talento actual.
Contarán con estrategias para validar la vigencia del conocimiento y poder actualizarlo,

El plan de trabajo para lograrlo será.-

Habilitaremos al talento actual en el Modelo EDDIT® a través del Programa GTC® Gestión y Transferencia del Conocimiento para que cuenten con la capacidad de llevar a cabo las siguientes acciones:

Analizar y entender a profundidad las necesidades del negocio.
Involucrar a las posiciones expertas como parte esencial de la iniciativa (como proveedores del conocimiento. No como líderes de iniciativa).
Analizar y decodificar el know-how de las posiciones expertas (próximas a jubilarse).
Definir el conocimiento y las habilidades indispensables para que otras personas puedan replicar este know-how de manera adecuada.
Generar las estrategias para habilitar y transferir el conocimiento (know-how) a las personas que se desempeñaran en el puesto.
Establecer los mecanismos para la futura actualización y evolución de este conocimiento.

Conclusión.-

Aspectos como; las personas involucradas, su carga de trabajo, la tecnología o recursos de los que se dispone para facilitar el proceso, el tipo de información al que se podrá acceder, entre otras. Son parte fundamental de la información que se debe considerar para conducir adecuadamente una iniciativa de gestión y transferencia de conocimiento.

Existen múltiples formas para lograr capitalizar y democratizar el conocimiento (know-how), en cada caso debemos evaluar la forma que se ajuste a la realidad y necesidades de la organización.

El Modelo EDDIT® fue diseñado para poder adaptarse a la realidad que viva cada uno de nuestros clientes.